# Elektroniske arkivserier og -perioder
# Saksarkiv for NTNU
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Inn- og utgående saksdokumenter, interne notater med og uten oppfølging, saksfremlegg til styrer og faste råd og utvalg
Tilgang for: Alle registrerte brukere i henhold til autorisasjon og roller
Ordning: Arkivdel EMNE3 / Arkivnøkkel for NTNU
Periode: Start januar 2017
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei
Antall år til kassasjon:
Type: Original
Kassasjonshjemmel: Kassasjon i henhold til felles kassasjonsregler for statsforvaltningen og vedtak fra Riksarkivaren. Rundskriv NOARK-systemer fra Riksarkivaren
Merknader:
Produsert i elektronisk system: ePhorte
Godkjent av:
Dato:
Informasjonssikkerhet:
# Bygningsarkiv
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Drift, vedlikehold, ombygging og annet som gjelder NTNUs bygninger.
Anbud og kontrakter
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Bygningsnummer (LYDIA) / NTNUs arkivnøkkel 034
Periode: 01.12.2004
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei
Antall år til kassasjon:
Type: Original
Kassasjonshjemmel:
Merknader: Bankgarantier oppbevares i tillegg på papir i låst safe/skap
Produsert i elektronisk system:
Godkjent av:
Dato:
Informasjonssikkerhet:
# Personalmapper
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Sykefravær, HMS, IA
Administrasjon arbeidsforhold
Arbeidsavtaler, forlengelser opphør
Opprykk etter kompetanse
Tjenstlig tilrettevisning/advarsel
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Arkivdel PERS, Personalarkiv/Ansattnummer 6 siffer
Periode: Start juli 2012
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei
Antall år til kassasjon:
Type: Original
Kassasjonshjemmel:
Merknader:
Produsert i elektronisk system: ePhorte
Godkjent av: Arkivleder
Dato:
Informasjonssikkerhet:
# Studentdokumentasjon
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Eksamen, fusk, master, opptak, politiattest, praksis, skikkethet, studieforløp, tilrettelegging
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Fødselsnummer
Periode: Desember 2016
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei
Antall år til kassasjon
Type: Original
Kassasjonshjemmel:
Merknader:
Produsert i elektronisk system:
Godkjent av:
Dato:
Informasjonssikkerhet:
# Styret NTNU
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Innkallinger, saksframlegg, vedtak, protokoller
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Arkivdel Styret / Arkivnøkkel for NTNU
Periode: Januar 1996
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei
Antall år til kassasjon:
Type: Original
Kassasjonshjemmel:
Merknader: Vedlegg til saksframlegg fra 01.01.1996 til 31.12.2008 som papirarkiv, fjernarkiv Dora
Produsert i elektronisk system: ePhorte
Godkjent av:
Dato: 29.02.2012
Informasjonssikkerhet:
# Topografisk arkiv
Daglig ansvar: Daglig ansvar: Institutt for arkeologi og kulturhistorie (VM)
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Topografisk arkiv er NTNU Vitenskapsmuseets arkiv for arkeologisk og kulturhistorisk dokumentasjon fra museumsdistriktet. Dette omfatter rapporter, analyser, innberetninger, kart, tegninger, korrespondanse og andre primærkilder som gjengir, beskriver, analyserer eller utforsker konkrete funn og fornminner i museumsdistriktet. Dokumentasjonen skal være knyttet til arkeologi og kulturhistorie innen museumsdistriktet. Arkivet skal inneholde primærkilder for dokumentasjon, og tilvekst omfatter fra 01.01.2017 ikke dokumenter fra saksbehandling innenfor museets forvaltningsrelaterte oppgaver etter kulturminneloven eller vitenskapelige publikasjoner. Arkivet er ordnet etter stedsinformasjon, primært etter den offentlige matrikkelen (fylke, kommune, gårds- og bruksnummer).
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Topografisk etter fylke, kommune, matrikkelgård, adresser og/eller lokaliteter
Periode: April 2005
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering: Gunnerushuset
Overføring: Nei
Kassasjon:
Antall år til kassasjon:
Type:
Kassasjonshjemmel:
Merknader:
Produsert i elektronisk system: ePhorte
Godkjent av:
Dato: 29.02.2012
Informasjonssikkerhet:
# Vitnemål
Arkivserie: Vitnemål
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: NTNU
Innhold: Kopi av utstedte og underskrevet vitnemål
Tilgang for: Arkivmedarbeidere og saksbehandlere i henhold til roller og autorisasjon
Ordning: Arkivdel Vitnemål - Arkivnøkkel NTNU
Periode: Mars 2018
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei. Bevares
Antall år til kassasjon
Type:
Kassasjonshjemmel:
Merknader:
Produsert i elektronisk system: ePhorte
Godkjent av:
Dato: 29.02.2012
Informasjonssikkerhet:
# Avvik
Daglig ansvar: Arkivleder
Arkiv: NTNU
Journalførende enhet: Avvik
Innhold: Avviksmeldingene kan omhandle skader på mennesker, miljø, bygg eller materiell, farlige situasjoner eller nesten-ulykker, vold og trusler, brudd på rutiner og prosedyrer / lover og forskrifter og forslag til forbedringer knyttet til helse, miljø og sikkerhet ved NTNU.
Tilgang for: Brukere i henhold til autorisasjon og roller
Ordning: Arkivdel Avvik / Arkivnøkkel for NTNU
Periode: 16.01.2012 – 19.04.2017
Oppbevaringsmedium: Elektronisk
Fysisk plassering:
Overføring:
Kassasjon: Nei. Bevares
Antall år til kassasjon:
Type: Original
Kassasjonshjemmel:
Merknader:
Produsert i elektronisk system: Elektronisk system for håndtering av HMS-avvik, Risk Manager. Overført for arkivering i sak- og arkivsystemet.
Godkjent av:
Dato: 13.04.2021
Informasjonssikkerhet: