# Arkivplanen
Her beskrives hvordan NTNUs Arkivplan – disse nettsidene – blir laget og publisert. Enkelt sagt omgjøres Word-filer til publiseringsformat, med minimalt av menneskelig innblanding. Dette involverer to prosesser: Konvertering av mapper og filer, og en publiseringsløsning. Valgt publiseringsløsning er per nå VuePress (opens new window), men oppsettet kan lett tilpasses særegenheter ved de fleste publiseringsløsninger på nett som benytter moderne standarder.
# Forenklet kravspesifikasjon for publiseringsløsning
I 2020 ble det avgjort at ny løsning for NTNUs arkivplan må være:
Åpen: Innhold må være tilgjengelig for alle, uten restriksjoner, i et format som ikke låses til løsningen – samt skilles klart fra presentasjon og verktøy
Fleksibel: Brukbar på tvers av enheter, med minst samme nivå på funksjonalitet som i dag, samt reproduserbart i nye formater
Strukturert navigasjon
Søk basert på tittel, metadata og innhold
Lenker til eksterne ressurser, opplasting av vedlegg – helst inkluderes de i innholdet
Styrt: Redigering og publisering må ha tilgangsstyring, full historie og versjonering
- Én kilde til sannhet, fullstendig kontrollert av DOKU
Anvendelig: Redigering av innhold må ha lav terskel, og kreve minimalt av redaktører
Se GitLab for en veiledning (opens new window) for hvordan systemet fungerer og brukes, også for tekniske krav og utvikling (opens new window). Se Produksjon av innhold for en gjennomgang av hvordan innhold produseres i Word.
# Ønskede karakteristikker ved publiseringsløsning
I valget av publiseringsløsning ble følgende vektlagt:
Egnet for teknisk dokumentasjon, anvender populært og bredt støttet rammeverk
Mappestruktur med filer utrykkes direkte som adresser i nettleseren
Navigasjonsmeny genereres automatisk, følger mapper, og brødsti er mulig
Innhold formateres med en godt definert, åpen standard (opens new window) som støtter alle typer tekstformatering (opens new window) på nett. Word-filer kan konverteres automatisk, begge veier
Åpen kildekode med åpen lisens, som kan publiseres automatisk
Søkemuligheter internt og eksternt, som kan integreres mot andre tjenester
Utseende kan tilpasses NTNUs grafiske profil
Versjonering på alle nivåer: Av arkivplanen totalt, av dokumenter, samt full versjonshistorikk gjennom Git[1]
Kan erstattes med tilsvarende systemer med minimalt arbeid
Automatisert publisering av teknisk dokumentasjon er blitt populær i senere år, og blant annet finner man NOARK5 (opens new window), Brønnøysundregistrene, Riksrevisjonen, Uninett og andre på GitHub (opens new window). Difis fellesløsninger har alle dokumentasjon der (opens new window).
Poenget med å publisere arkivplanen på denne måten er at åpenhet ivaretas, i alt fra innhold til system, og løsningen blir mer fleksibel for tilpasninger og integrasjoner enn med klassiske løsninger. Det er også en løsning som krever lite ressurser, hvorav alle tekniske allerede er tilgjengelig. Forholdet mellom innholdet i mapper og filer er direkte gjenkjennelig i resultatet, og redigering og publisering krever lite av redaktører. Innholdet kan også enkelt arkiveres og endringer spores, noe som ellers er krevende.
[1] Se «Why Git for your organization (opens new window)» for en gjennomgang.