# Ansvar og fullmakter
Overordnet arkivansvar
Arkivloven § 6 og arkivforskriften § 1 hjemler arkivplikt og overordnet ansvar for arkivarbeidet.
Offentlige organ plikter å ha arkiv. Arkiv skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder både for samtid og ettertid.
Det er den øverste ledelsen i et organ som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i organet. Ved NTNU er dette organisasjonsdirektøren. I ansvaret ligger organisering og oppfølging av at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og regler som gjelder for offentlig arkiv. Det vil si Arkivloven og andre lover som vedrører arkiv og forskrifter til disse lovene. Ledelsen må forsikre seg om at arkivarbeidet holder mål, og det er ledelsen som står ansvarlig utad på organets vegne.
Arkivarbeidet utføres av Avdeling for dokumentasjonsforvaltning, heretter omtalt som DOKU.
# Arkivleder – avdeling for dokumentasjonsforvaltning
Ansvar for at arkivfunksjonen er løst i henhold til de krav som stilles i lov, forskrift og regelverk er lagt til DOKU ved avdelingsleder. Avdelingsleder ivaretar fagansvaret for NTNUs arkiver og ivaretakelse av dokumentasjonsforvaltning, kvalitet, kompetanse og servicenivå innenfor funksjonsområdet til avdelingen. Avdelingsleder har ansvar for arkivfaglig/strategisk utvikling og kvalitetssikring, samt systemansvar for NTNUs elektroniske sak- og arkivsystem. Avdelingsleder har ansvar for at avdelingen utvikler tjenester til det beste for NTNUs samlede virksomhet. Avdelingsleder har overordnet personal-, tjeneste- og økonomiansvar i avdelingen.
# Leders ansvar - enhetene
Alle som har lederansvar og eller beslutningsmyndighet ut fra stilling eller delegering, har ansvar for å:
Benytte NTNUs elektroniske sak- og arkivsystem i saksbehandlingsprosesser
Sjekke om det er mottatte dokumenter til behandling eller oppgaver til godkjenning
Sørge for at mottatte dokumenter blir fordelt
Holde oversikt over restanser og saksbehandling, og at restanseoppfølging gjennomføres ved enheten
Holde DOKU orientert om relevante organisasjonsendringer eller omorganisering av ansvarsområder
Informere DOKU om avsluttede arbeidsforhold og nytilsettinger for å sikre korrekte tilganger til sak- og arkivsystemet
Sørge for at saksbehandlingen og arkivarbeidet overholder gjeldende lover, regelverk og rutiner
# Saksbehandlers ansvar - enhetene
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at NTNUs elektroniske sak- og arkivsystem skal fungere som et effektivt og komplett arkiv. Dette innebærer å arkivere dokumenter som er saksdokumenter for NTNU. Offentlighetsloven § 4 hjemler hva som er saksdokument.
Saksbehandlerne har ansvar for å:
Bruke sak- og arkivsystemet i saksbehandlingen og følge rutiner for saksområdene
Sjekke om saksdokumenter er mottatt til behandling eller oppgaver er mottatt til oppfølging og godkjenning
Kontrollere mottatte saksdokumenter for å sikre at dokumentene framstår korrekt, komplett og er lesbare
Registrere direkte mottatte saksdokumenter selv for journalføring og arkivering
Avskrive restanser og sørge for at dokumenter under arbeid ferdigstilles
Foreta offentlighetsvurdering av saksdokumenter og bidra til at dokumenter unntatt offentlighet blir påført riktig lovhjemmel
Sørge for at det ikke gjenstår dokumenter under arbeid, og påse at alle restanser er avskrevet eller omfordelt ved arbeidsforholdets avslutning
Sjekkliste for saksbehandlere (vedlegg)
Sjekkliste for saksbehandlere
Vi har også en sjekkliste du kan følge daglig, ukentlig, ved registrering og ved avslutning av arbeidsforholdet! Se siden «Sjekkliste for saksbehandlere».
# Systemeier
DOKU er systemeier for NTNUs sak- og arkivsystem. IT-Forvaltning forvalter NTNUs IT-tjenester og infrastruktur. Dette innbefatter koordinering og styring av både administrative systemer og basis IT-systemer gjennom hele IT-systemenes livsløp. DOKU i samarbeid med IT-Forvaltning har følgende ansvar:
Kontraktsmessige forhold overfor leverandøren
Kontakt med leverandøren
Forvaltning og drift av systemet
Dokumentasjonen av systemet
Systemadministrasjon, teknisk drift og vedlikehold
Budsjettmessige forhold
# Systemansvar
DOKU har systemeierskap- og -ansvar for sak- og arkivsystemet:
Konfigurasjon og oppsett
Tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler
Opprette, autorisere og avslutte brukere etter anvisning fra ansvarlig innmelder
Kurs og veiledning
Utarbeide og vedlikehold av veiledninger
Vedlikeholde NTNUs nettsider for DOKU
Periodisering av databasen
Test av moduler og nye versjoner
Rapportere eventuelle tekniske feil, mangler og nedetid til IT-avdelingen
Brukerstøtte
Kontakt overfor leverandørens brukerstøtte
# Teknisk drift og vedlikehold
Ansvaret for teknisk drift og vedlikehold av systemet hører inn under IT-avdelingen. Det er inngått egen avtale mellom DOKU, IT Forvaltning og IT Drift om drift og forvaltning av systemet. IT Drift skal:
Bistå DOKU ved konfigurasjon av systemet og integrasjon og samspill med andre systemer
Bistå DOKU i relasjon til leverandør av systemet
Rådgi DOKU med hensyn til oppfyllelse av krav til arkitektur og sikkerhet
Rådgi DOKU vedr dataleveranser til/fra andre systemer
Ha ansvar for drift av systemet slik at det er operativt og tilgjengelig for brukerne
Ha ansvar for drift av applikasjonen og håndtere tekniske feil
I applikasjonen inngår ePhorte-web, ePhorteOutlook, databasen og dokument-konvertering, samt modulene:
eInnsyn
Møte og utvalg
eFormidling
eSignering
Ha ansvar for nødvendig lagringsplass og sikkerhetskopiering
Installere nye versjoner av sak- og arkivsystemet etter bestilling fra DOKU