# Personaldokumentasjon
# Fra 01.01.2014
Fra 01.01.2014 ble arkivdelen personaldokumentasjon, PERS, og elektronisk personalmappe i sak- og arkivsystemet innført. Fra samme dato ble de fysiske personalmappene avviklet.
Alle saker og dokumenter som gjelder en ansatts personaldokumentasjon skal kunne søkes fram i sak- og arkivsystemet via navn og eller ansattnummer fra fagsystemet Paga. For at dette prinsippet skal fungere, må ansattes navn være registrert i tittel på saksmappen med ansattnummer registrert som ordningsverdi i saksmappen.
Registreringsrutiner
Administrasjon arbeidsforhold (vedlegg)
Arbeidsavtaler - forlengelser – opphør (vedlegg)
Sykefravær - HMS - IA (vedlegg)
Opprykk etter kompetanse (vedlegg)
Unntak
Personalsak vedrørende disiplinærreaksjoner, suspensjon, avskjed og konflikter, registreres som egen tematisk sak i personalarkivet. Tittel på tematisk sak tilpasses etter disiplinærforholdet. Sakene skjermes og unntas offentlighet i sin helhet med tilgangskode U. Kun saksbehandler som eier saken har da tilgang. For å gi flere lesetilgang til saken opprettes ad hoc tilgangsgruppe.
Opprette personalmappe (vedlegg).
Sakene med dokumenter vil til sammen utgjøre den tilsattes elektroniske personalmappe. Kun de som har saksbehandlingsansvar skal ha tilgang til saker og dokumenter i personalarkivet.
Autorisering – lesetilgang til skjermet informasjon og dokumenter – for de som har saksbehandlingsansvar:
Personlig
- Skjerme egne dokumenter, lese og saksbehandle skjermede dokumenter mottatt fra andre
For egen enhet
Lese alle skjermede dokumenter til eller fra egen enhet, og lese alle skjermede dokumenter som tilhører underliggende enheter
Ingen lesetilgang uten personlig autorisering
Kan få lesetilgang som medlem av tilgangsgruppe – faste og ad hoc, som kopimottaker og som saksansvarlig. Forutsetter personlig autorisering
Les mer om tilgangskoder og skjerming av informasjon og dokumenter (vedlegg).
Personaldokumentasjon finnes både i arkivdelen sak og arkivdelen personal. I arkivdelen personal arkiveres dokumentasjon som kun omhandler den ansatte, personalmappene. I arkivdelen sak arkiveres saker av prinsipiell art, presedenssaker, eller saker som berører grupper av ansatte. I tillegg kan det ligge personaldokumentasjon i fagsystemer.
# 08.12.2004 - 31.12.2013
Dokumenter mellom NTNU og ansatt ble journalført og arkivert i sak- og arkivsystemet fra desember 2004. Dokumentene ble arkivert som elektroniske kopier i personalmappesaken, mens papirdokumentene ble arkivert i den papirbaserte personalmappen.
Interne notater og utgående brev ble journalført og arkivert i elektronisk personalmappe, men i mange tilfeller ble ikke dokumentene overført til den papirbaserte personalmappen. Det er også tilfeller der dokumenter ikke er journalført og arkivert elektronisk, men er kun i den papirbaserte personalmappen.
Ved periodiseringen av arkivet i januar 2010 ble alle personalmapper med klassifiseringen 221 personalmappe overført til ny arkivdel NTNU-EMNE2. Den papirbaserte personalmappen var den gjeldende arkivversjonen fram til 31.12.2013.
Merk
Eksisterende fysiske personalmapper skal beholdes og ikke kasseres.
# Personalarkiv i Paga
Fagsystemet Paga inneholder personaldokumentasjon på områder som lønn, skattetrekk, sykefravær, permisjoner, ferie og reiseregninger.