# Ph.d.-dokumentasjon
Alle saker og dokumenter som gjelder en doktorgradskandidat – en ph.d.-kandidat ved NTNU – skal kunne søkes fram via kandidatens navn i sak- og arkivsystemet. For at dette prinsippet skal fungere, må kandidatens navn være registrert i tittel på saksmappe.
Det er utarbeidet felles registreringsrutiner for ph.d.-dokumentasjon som er tilpasset saksforholdet.
Registreringsrutiner
Kandidatmapper opprettes ved det fakultet der kandidaten har fått opptak til ph.d.-programmet – eventuelt skal bedømmes for graden (dr.philos). Personer ansatt som stipendiat ved NTNU vil ha både en kandidatmappe og en personalmappe, mens eksternfinansierte ph.d.-kandidater kun vil ha en kandidatmappe.
I kandidatmappene samler man det meste av dokumentasjon som angår den forskningsmessige delen av ph.d.-programmet. Eksempler på dokumentasjon som skal i kandidatmappen (listen er ikke uttømmende):
Søknad om opptak – med eventuelt vedlegg
Instituttets faglige vurdering
Opptak og avslag
Ph.d.-avtale
Veilederrapport
Framdriftsrapport
Søknad om å få avhandlingen bedømt
Medforfattererklæringer
Bedømmelseskomiteens vurdering av avhandlingen
Kunngjøring av disputas
Bedømmelseskomiteens evaluering av prøveforelesning og disputas
Kreering – tildeling av grad
Dersom det skal avholde et ph.d.-kurs, er dette en del av virksomheten som må dokumenteres. Invitasjonen som sendes ut skal arkiveres, og i tillegg skal kursprogrammet – pensumlisten – og eventuelle utstedte kursbevis arkiveres.
Ph.d-dokumentasjon (vedlegg)